Imagine que uma empresa com 200 funcionários contratados em que todos têm uma conta de e-mail no padrão [email protected], criada e gerenciada em seu servidor de e-mails privado ou compartilhado, tipo Hostgator ou UOL.
Em algum momento a empresa decide que alguns funcionários, digamos 10 dos 200, precisam de algumas contas de e-mail do Office 365 (Exchange 365) para trabalhar. Talvez por conta da necessidade de usar o Planner ou Teams para executar o trabalho. Realmente não importa o motivo.
O que importa é que você precisa habilitar o Office 365 para 10 funcionários e não para 200, ou seja, você deve pagar 10 licenças “for business” dos produtos Office 365 e não 200 licenças.
Aí começa o problema… ou não… continue lendo.
Autoridade do Exchange 365 Sobre o Domínio
Ao assinar o Office 365 para 10 funcionários, com a configuração padrão, são criados 10 contas de email no formato [email protected] (considerando que o nome da suaempresa já não tenha sido usado por outra pessoa ou empresa).
Se não for um problema para empresa ter 10 profissionais que usam um email fora do padrão e com domínio diferente do domínio oficial, nem precisa ler o resto desse artigo porque você não tem problema algum.
Contudo, se sua empresa não permitir que seja utilizados emails fora do domínio oficial para tratar assuntos da profissionais, fazer reuniões e armezenar arquivos de trabalho, é necessário autorizar o Office 365 a gerenciar o domínio privado da companhia.
Não vou entrar em detalhes sobre esse processo porque realmente é muito simples fazer e, se a empresa usa um CDN de borda, tipo Cloudflare, o wizard do Office 365 faz todo os ajustes de DNS automaticamente.
Para fazer essa configuração e autorizar o Office 365 a gerenciar o domínio suaempresa.com é preciso:
- Acessar “admin center do Office 365″/Configurações/Domínios.
- Clicar em Novo e siguir o passo a passo.
- Na pior das hipóteses, será necessário copiar as entradas DNS do Office 365 e colar na configuração DNS do servidor de domínio privado
- Na melhor das hipóteses, o Office 365 vai identificar o uso da CDN (caso esteja sendo usado) e faz as alterações automaticamente assim que você autorizado para tal via logon na plataforma
Nessa altura, supondo que a configuração da autoridade do Office 365 sobre o domínio tenha sido feita com sucesso e já se tenha cadastrado os 10 emails dos funcionários no formato [email protected] , temos o seguinte status:
- Os 200 funcionários conseguem enviar email usando o SMTP do seu servidor de email “legado”
- Os 190 funcionários que não tem conta licenciada para Office 365 não vão receber emails nas suas caixas de entrada do servidor legado
- Os 10 funcionários que tem conta licenciada no Office 365 conseguem enviar e receber via Outlook 365 e utilizando as configurações de SMTP/POP/IMAP do Office 365
Resumidamente, nessa altura temos a conta de 10 funcionários duplicadas entre Office 365 e servidor legado sendo que a caixa de entrada (tudo que entra) é gerenciada apenas pelo Office 365. Para essas 10 contas nenhum emails cairá na caixa de entrada do servidor legado, pois o Exchange ficou responsável por elas.
Ainda assim, o SMTP rely do servidor legado continua funcionado, mesmo para as contas migradas para o Office 365 e, apesar de não haver necessidade imediata de utilizar o servidor SMTP do Office (smtp.office365.com), eu recomendo que se use, pois faz parte do serviço que está sendo pago.
O grande problema é que, devido não existir as 190 caixas de entrada para as contas que não foram criadas/licenciadas para o Office 365, nessa altura da configuração, é como se esses endereços de email não existissem e qualquer mensagem enviada para algum desses 190 endereços vai retornar uma mensagem da Microsoft/Office 365 informando que esse endereço, de fato, não existe.
Gestão Híbrida de Contas de E-mails do Exchange 365
O problema atual é causado porque, quando se adiciona o controle do domínio ao Office 365, por padrão, o Exchange 365 define que esse domínio é “Autoritativo”, ou seja, se a conta de email não existe no escopo do Office 365, ela não deve existir em lugar nenhuma.
A primeira coisa a fazer é mudar esse comportamento dizendo para o Exchange que o domínio suaempresa.com é de “Retransmissão interna“, ou seja, pode repassar a validação de email para outros servidores de email fora da arquitetura do Office 365.
Faça isso assim:
- Vá ao “Centro de Administração do Exchange” e acesse “E-mail flow”/”Domínios Aceitos”.
- O acesso pode ser feito a partir do “admin center do Office 365″/Exchange/E-mail flow/Domínios Aceitos.
- Selecione o domínio privado, ou seja, o suaempresa.com
- Escolha”Retransmissão interna” e desmarque a opção “Autoritativo” que é a padrão.
- Dessa forma, o Exchange não supoe que ela é o único “dono” da gestão de contas de email da sua empresa
Está quase tudo pronto. Só falta indicar para o Office 365 onde procurar a conta de email e entregar as mensagens caso a conta não seja licenciada do Office 365. Fazemos isso através de um “Conector“.
Conector que entrega emails no servidor legado sem pagar licença
Ainda no “Centro de Administração do Exchange”, acesse “Fluxo de E-mail”/”Conectores” e siga as seguintes instruções:
- Clique em “Adicionar um conector”
- Cenário de fluxo de emails é De: Office 365 > Para: Servidor de email da sua organização
- Nome e Descrição > É apenas para identificar facilmente o que o conector faz ou onde ele se conecta.
- Uso de conector > Usar somente para emails enviados para todos os domínios aceitos em sua organização.
- Roteamento > Coloque o IP do seu servidor legado ou, preferencialmente, o FQDN, como mail.suaempresa.com, por exemplo.
- Restrições de segurança > Eu recomendo usar TLS emitido por um CA confiável.
- Atualmente, até os shared servers como hostgator ou UOL disponibilizam SSL gratuito, então, se seu servidor tiver certificado, você não vai ter grandes problemas nesse passo.
- Se seu servidor não tiver certificado de segurança, você precisa testar se a conexão vai funcionar corretamente sem TLS. Particularmente eu nunca testei sem TLS.
- Validação > Recomendo testar com 1 endereço de email que tenha licença do Office 365 e 1 endereço de email daqueles 190 do exemplo que só existem no seu servidor “legado”.
- Se a conexão com servidor legado falhar, provavelmente é o endereço que está errado ou as configurações de segurança TLS. Verifique.
- Se a validação das contas de email falhar, você precisa verificar o erro que retorna para tomar alguma ação adicional.
- Em condições normais, não deve dar erro.
Se os testes passaram com sucesso, todas as contas de email devem estar operacionais dentro das seguintes premissas:
| 10 Contas de E-Mail Licenciadas no Office 365 | 190 Contas de E-Mail que só existem no Servidor Legados |
| Enviam e recebem email via Outlook 365 | NÃO enviam e nem recebem email via Outlook 365. Na verdade nem logam no Office 365 porque não têm licença pra isso |
| Recebem email através do POP/IMAP do Office 365 e enviam via SMTP legado (sim, isso funciona se as contas de email estiverem duplicadas 1 no Exchange e outra no servidor legado) | Recebem e-mail via POP/IMAP do servidor legado e enviam email através do SMTP do servidor legado, exatamente como faziam antes. |
| NÃO recebem email via POP/IMAP do servidor legado porque as caixas são gerenciadas pelo Office 365/Exchange, lembra? | Todo email externo/interno enviado para alguma dessas contas entrará via Exchangemas será redirecionada para as caixas que são gerenciadas pelo seu seu servidor legado |
Dessa forma, todos os seus 200 funcionários podem usar seus e-mails @suaempresa.com, de maneira integral, mas apenas 10 serão gerenciados pelo Exchange e precisarão de licença paga para isso.
Abraço.
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